Tietosuoja

Tietosuojakäytäntö

Cathcart Associates (jatkossa yritys) on teknologia-alan rekrytointiyritys, jonka pääkonttori sijaitsee Edinburghissa ja toimistot Manchesterissa ja Leedsissä. Yritys tarjoaa työnhakupalveluja asiakkailleen ja työnhakijoille. Yhtiön on käsiteltävä henkilötietoja (joihin voi sisältyä arkaluonteisia henkilötietoja) voidakseen tarjota näitä palveluja – näin tehdessään yhtiö toimii rekisterinpitäjänä. Tätä käytäntöä voidaan muuttaa ja siihen on tehty olennaisia muutoksia viimeksi 22. 5.2018. Verkkosivustomme toistuva käyttösi osoittaa suostumuksesi kaikkiin tähän käytäntöön tekemiimme muutoksiin, mutta käy jatkossakin tällä sivulla katsomassa mahdolliset päivitykset.

Jos sinulla on kysyttävää tästä käytännöstä, ota yhteyttä  hello@cathcartassociates.com tai Bevin Goslingiin 0131 510 1500. Kirjoita meille Cathcart Associates, 40 George Street, Edinburgh, EH2 2LE.

Voit antaa henkilötietosi yhtiölle suoraan, esimerkiksi hakemus- tai rekisteröintilomakkeella tai verkkosivustomme kautta, tai voimme kerätä ne muusta lähteestä, kuten työpaikkataulusta. Yhtiöllä on oltava oikeusperusta henkilötietojesi käsittelylle. Tarjotaksemme sinulle työnhakupalveluja ja/tai tietoja sinulle merkityksellisistä rooleista käytämme henkilötietojasi ainoastaan seuraavan lausuman ehtojen mukaisesti.

1. Henkilötietojen kerääminen ja käyttö

a. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta  

Yritys kerää henkilötietojasi (jotka voivat sisältää arkaluonteisia henkilötietoja) ja käsittelee henkilötietojasi tarjotakseen sinulle työnhakupalveluja. Tähän sisältyy esimerkiksi yhteydenotto sinuun työmahdollisuuksista, soveltuvuutesi arviointi kyseisiin mahdollisuuksiin, tietokantojemme päivittäminen, työmahdollisuuksien ehdottaminen sinulle, maksujen järjestäminen sinulle sekä palveluidemme ja suhteidemme kehittäminen ja hallinnointi sinun ja asiakkaidemme kanssa. Yhtiö on rekisteröity viestintäviraston (ICO) rekisteriin, ja sen rekisterinumero on Z1978826.

Yhtiö voi säilyttää yksilöiden henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Henkilöstön hallinto;
  • Mainonta, markkinointi ja suhdetoiminta 
  • Tilit ja kirjanpito;
  • Työnhakijoiden henkilötietojen hallinnointi ja käsittely työnhakupalvelujen tarjoamiseksi, mukaan lukien käsittely ohjelmistoratkaisujen tarjoajien ja taustatuen avulla. 
  • Asiakkaiden henkilötietojen hallinnointi ja käsittely työnhakijoiden välittämistä/esittelyä varten. 

Joissakin tapauksissa meitä saatetaan vaatia käyttämään tietojasi rikosten tutkintaan, raportointiin ja havaitsemiseen sekä meihin sovellettavien lakien noudattamiseen. Saatamme myös käyttää tietojasi sisäisten tarkastusten aikana osoittaaksemme, että noudatamme tiettyjä alan standardeja.

Oikeudelliset perusteet, joihin nojaudumme tarjotessamme sinulle näitä palveluja, ovat:

  • Sinun suostumuksesi  
  • Kun meillä on oikeutettu etu  
  • Noudattaaksemme lakisääteistä velvoitetta, joka meillä on
  • Täyttääksemme sopimusvelvoitteen, joka meillä on sinua kohtaan

b. Oikeutettu etu  

Tällöin yrityksellä on laillinen syy käsitellä tietojasi, jos se on kohtuullista eikä ole vastoin sitä, mitä voit kohtuudella odottaa meiltä.  Jos yhtiö on vedonnut oikeutettuun etuun henkilötietojesi käsittelemiseksi, oikeutetut etumme ovat seuraavat:

  • Tavoitteenamme on tarjota asiakkaillemme ja ehdokkaillemme parhaita rekrytointipalveluja. Tätä varten meidän on käsiteltävä asiakkaitamme ja ehdokkaitamme koskevia tietoja, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen:
    • Nimi
    • Yhteystiedot
    • CV
    • Työllisyystiedot: palkka, suositukset, kiinnostuksen kohteena olevat työtehtävät
    • Kuvallinen henkilötodistus, viisumin tiedot
    • Työntekijätyypit/taidot, joista ollaan kiinnostuneita
  • Tietojesi käsittely näiden tavoitteiden saavuttamiseksi on tarpeen, jotta voimme parhaiten saavuttaa oikeutetun etumme
  • Olemme aina tasapainottaneet tätä suhteessa oikeuksiisi ja vapauksiisi yksilönä

c. Tietojen vastaanottajat

Yhtiö käsittelee henkilötietojasi ja/tai arkaluonteisia henkilötietojasi seuraavien vastaanottajien kanssa:

  • Asiakkaat, joille esittelet tai välität henkilöitä
  • Ehdokkaiden entiset tai mahdolliset uudet työnantajat, joille hankimme tai annamme suosituksia
  • Rekrytointi- ja työllisyysliitto
  • Kaikki muut kolmannet osapuolet, jotka suorittavat tarkastuksia varmistaakseen, että liiketoimintamme toimii oikein.
  • Kattoyritykset, joille saatamme luovuttaa ehdokkaiden tietoja
  • Muut rekrytointitoimistot toimitusketjussa (esim. päämyyjät/riippumattomat myyjät ja toisen tason toimittajat);
  • Tietotekniikan ja asiakashallinnan palveluntarjoajamme
  • Kaikki julkiset tietolähteet ja kolmannen osapuolen organisaatiot, joita voimme käyttää työnhakijoiden soveltuvuuden tarkistamiseen, esim. kaupparekisteri, tiedotus- ja estopalvelu (DBS), liikennevirasto, luottotietotoimistot.
  • Hallitus, lainvalvontaviranomaiset ja muut sääntelyviranomaiset, esim. poliisi, sisäministeriö, vero- ja tullivirasto (HMRC).

d. Päivityksiä työpaikoista ja saatavilla olevista ehdokkaista

Saatat saada meiltä sähköpostitse päivityksiä työpaikoista, joiden uskomme kiinnostavan sinua, tai ehdokkaista, jotka saattaisivat olla sopivia työskentelemään kanssasi, jos (i) olet pyytänyt meiltä markkinointiviestintää, (ii) olet valinnut markkinointiviestinnän meiltä tai (iii) olemme arvioineet, että on oikeutetun etumme mukaista lähettää sinulle asiaankuuluvaa markkinointitietoa, jonka uskomme kiinnostavan sinua liiketoimintamme pyörittämiseksi ja kasvattamiseksi.

Jos vetoamme oikeutettuun etuun, varmistamme aina ennen henkilötietojesi käsittelyä, että etumme on suhteutettu sinuun kohdistuviin mahdollisiin vaikutuksiin (sekä myönteisiin että kielteisiin) ja oikeuksiisi. Emme käytä henkilötietojasi toimiin, joissa sinuun kohdistuvat vaikutukset ohittavat etumme (ellei meillä ole suostumustasi tai ellei laki muuten vaadi tai salli niitä).

Kummassakaan tapauksessa emme lähetä markkinointiviestintää, jos olet pyytänyt meitä lopettamaan yhteydenoton tai kieltäytynyt vastaanottamasta kyseistä markkinointia.

Voit pyytää meitä lopettamaan markkinointiviestien lähettämisen sinulle milloin tahansa. Tilauksen peruutus- tai kieltäytymisvaihtoehto on jokaisessa vastaanottamassasi sähköpostissa, tai voit peruuttaa tilauksen lähettämällä meille sähköpostia osoitteeseen hello@cathcartassociates.com milloin tahansa.

2. Siirrot ulkomaille  

Ei ole odotettavissa, että yhtiö siirtäisi meille antamiasi tietoja Euroopan talousalueen (“ETA”) ulkopuolisiin maihin tarjotakseen sinulle työnhakupalveluja. ETA koostuu EU:n jäsenmaista sekä Norjasta, Islannista ja Liechtensteinista. Jos meitä pyydetään mahdollisesti siirtämään tietojasi ETA:n ulkopuolelle, ryhdymme toimenpiteisiin varmistaaksemme, että maa on tietosuojalainsäädännön mukainen ja että käytössä on asianmukaiset keinot tietojesi suojaamiseksi.

3. Tietojen säilyttäminen

Yhtiö säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen sitä tarkoitusta varten, johon keräämme niitä. Eri lait voivat myös vaatia meitä säilyttämään erilaisia tietoja eri ajanjaksoja.

Vuoden 2003, työnvälitystoimistoja ja työyrityksiä koskevat säännöt edellyttävät, että säilytämme työnhakijarekisterit vähintään vuoden ajan (a) niiden luomispäivästä tai (b) siitä päivästä, jolloin viimeksi tarjoamme sinulle työnhakupalveluja.

Meidän on myös säilytettävä palkkatietojasi, lomapalkkoja, sairausajan palkkaa ja eläkkeiden automaattista rekisteröintiä koskevia tietoja niin kauan kuin vero- ja tulliviranomaiset sen vaatii ja siihen liittyvä kansallinen vähimmäispalkka-, sosiaaliturva- ja verolainsäädäntö sitä edellyttävät.

Kun otetaan huomioon luonnollisesti vaihteleva työsuhteen kesto, ei ole olemassa loogista kiinteää aikarajaa, jonka jälkeen voisi lakata olemasta kiinnostunut uudesta työstä, mutta kymmenen vuoden kuluttua otamme sinuun yhteyttä ilmoittaaksemme, että poistamme tietosi.

4. Oikeutesi

Huomaa, että sinulla on seuraavat tietosuojaoikeudet:

  • Oikeus saada tietoa henkilötiedoista, joita yhtiö käsittelee sinusta;
  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita yhtiö käsittelee sinusta;
  • Oikeus henkilötietojesi oikaisemiseen;
  • Oikeus henkilötietojesi poistamiseen tietyissä olosuhteissa;
  • Oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä;
  • Oikeus tietojen siirrettävyyteen tietyissä olosuhteissa;
  • Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustui yleiseen tai oikeutettuun etuun;
  • Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon ja profiloinnin kohteeksi; ja
  • oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.

Jos olet antanut suostumuksesi siihen, että yhtiö käsittelee henkilötietojasi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ottamalla yhteyttä osoitteeseen hello@cathcartassociates.com

Voi olla tilanteita, joissa yrityksen on vielä käsiteltävä tietojasi oikeudellisista tai virallisista syistä. Ilmoitamme sinulle, jos näin on. Jos näin on, rajoitamme tiedot vain siihen, mikä on tarpeen näiden erityisten syiden täyttämiseksi.

Jos uskot, että yhtiön käsittelemät tietosi ovat virheellisiä tai epätäydellisiä, ota meihin yhteyttä yllä olevilla yhteystiedoilla, niin ryhdymme kohtuullisiin toimenpiteisiin tarkistaaksemme tietojen paikkansapitävyyden ja korjataksemme ne tarvittaessa.

Voit myös ottaa meihin yhteyttä yllä olevilla tiedoilla, jos haluat rajoittaa käsittelemiemme tietojen tyyppiä tai määrää, saada pääsyn henkilötietoihisi tai käyttää muita yllä lueteltuja oikeuksia.

5. Valitukset tai kyselyt

Jos haluat valittaa tästä tietosuojailmoituksesta tai jostakin siinä esitetyistä menettelyistä, ota yhteyttä hello@cathcartassociates.com 

Sinulla on myös oikeus esittää huolenaiheesi Tietovaltuutetun toimistolle 0303 123 1113 tai https://ico.org.uk/concerns/, tai muulle asiaankuuluvalle valvontaviranomaiselle, mikäli henkilötietosi käsitellä Ison-Britannian ulkopuolella, jos uskot, että tietosuojaoikeuksiasi ei ole noudatettu.

Liite A

a. Henkilötietojen käsittelyn laillisuusehdot henkilötietojen osalta ovat:

  1. Yksilön suostumus yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten.
  2. Käsittely on tarpeen henkilön kanssa tehdyn sopimuksen täyttämiseksi tai jotta henkilön pyynnöstä voidaan ryhtyä toimenpiteisiin sopimuksen tekemiseksi.
  3. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjään kohdistuvan oikeudellisen velvoitteen noudattamiseksi.
  4. Käsittely on tarpeen kyseisen henkilön tai toisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi.
  5. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
  6. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi jos henkilön edut tai perusoikeudet tai -vapaudet syrjäyttävät nämä edut, jotka edellyttävät henkilötietojen suojelua, erityisesti jos henkilö on lapsi.

b. Arkaluonteisten  henkilötietojen käsittelyedellytysten  laillisuus on:

  1. Henkilön nimenomainen suostumus yhdestä tai useammasta määrätystä tarkoituksesta, ellei suostumukseen luottaminen ole EU:n tai jäsenvaltion lainsäädännössä kiellettyä.
  2. Käsittely on tarpeen, jotta rekisterinpitäjä voi täyttää työlainsäädäntöön, sosiaaliturvalainsäädäntöön tai työehtosopimukseen perustuvat velvoitteensa siten, että yksilön perusoikeuksia ja etuja suojataan asianmukaisesti.
  3. Käsittely on tarpeen henkilön tai toisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi, jos henkilö on fyysisesti tai oikeudellisesti kykenemätön antamaan suostumusta.
  4. Säätiö, yhdistys tai muu voittoa tavoittelematon elin, jolla on poliittinen, filosofinen, uskonnollinen tai ammattiyhdistystoimintaan liittyvä tavoite, suorittaa käsittelynlaillisessa toiminnassaan asianmukaisin suojatoimin ja sillä edellytyksellä, että käsittely koskee vain jäseniä tai entisiä jäseniä (tai henkilöitä, jotka ovat säännöllisesti tekemisissä säätiön kanssa kyseisiin tarkoituksiin liittyvissä asioissa) edellyttäen, ettei tietoja luovuteta kolmannelle osapuolelle ilman henkilön lupaa .
  5. Käsittely koskee henkilötietoja , jotka henkilö on selvästi julkistanut.
  6. Käsittely on tarpeen oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai tuomioistuinten toimiessa lainkäyttöeliminä.
  7. Käsittely on tarpeen huomattavan yleisen edun vuoksi EU:n tai jäsenvaltion lainsäädännön perusteella; käsittelyn on oltava oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään nähden, siinä on kunnioitettava tietosuojaa koskevan oikeuden perusolemusta ja siinä on säädettävä asianmukaisista ja erityisistä toimenpiteistä yksilön perusoikeuksien ja etujen turvaamiseksi.
  8. Käsittely on tarpeen ennaltaehkäisevää tai työterveyshuoltoa, työntekijän työkyvyn arviointia, lääketieteellistä diagnoosia, terveys- tai sosiaalihuollon tai hoidon tarjoamista tai terveys- tai sosiaalihuoltojärjestelmien ja -palvelujen hallinnointia varten EU:n tai jäsenvaltion lainsäädännön tai terveydenhuollon ammattihenkilön kanssa tehdyn sopimuksen perusteella ja tarvittavia edellytyksiä ja takeita noudattaen.
  9. Käsittely on tarpeen kansanterveyteen liittyvästä yleisestä edusta, kuten valtioiden rajat ylittäviltä vakavilta terveysuhkilta suojautumisesta tai terveydenhuollon ja lääkkeiden tai lääkinnällisten laitteiden korkeiden laatu- ja turvallisuusstandardien varmistamisesta, sellaisen EU:n tai jäsenvaltion lainsäädännön perusteella, jossa säädetään asianmukaisista ja erityisistä toimenpiteistä yksilön oikeuksien ja vapauksien, erityisesti salassapitovelvollisuuden, turvaamiseksi.
  10. Käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten, joiden on oltava oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään nähden, joissa kunnioitetaan tietosuojaa koskevan oikeuden perusolemusta ja joissa säädetään asianmukaisista ja erityisistä toimenpiteistä yksilön perusoikeuksien ja etujen turvaamiseksi.